Zapasy – marnotrawstwa w biurze cz.4
Czy zdarzyło Wam się kupić okazyjnie jakieś ubrania, których potem przez lata nie założyliście? Czy skrzętnie chowacie wszelkie pamiątki lub tzw. „przydasie”, które zajmują miejsce w szafie lub garażu, ale są kompletnie nieprzydatne? A może hurtowo kupujecie produkty spożywcze, z których zawsze jakaś część się psuje, zanim zdążycie je zjeść?
Jeśli tak, to właśnie macie możliwość doświadczyć na własnej skórze, jak bardzo zapasy, (które Japończycy „odkryli” jako realne marnotrawstwa w swoich firmach przyczyniające się do obniżania ich wydajności), prowadzą do wielu niekorzystnych konsekwencji.
Skąd się biorą zapasy?
Jest pewnie co najmniej kilka powodów, dla których gromadzimy zapasy.
Przede wszystkim wynikają one z naszej podstawowej potrzeby bezpieczeństwa. Robienie zapasów często daje złudne poczucie, że zawsze mamy to, czego w danej chwili potrzebujemy. Złudne dlatego, gdyż rzadko kiedy korzystamy w pełni z tego, co gromadzimy, a przecież ponosimy koszty – zakupu, utrzymania, magazynowania itp.
W środowiskach pracy zapasy to często albo bezpośredni rezultat nadprodukcji, albo skutek niewłaściwie działających procesów w firmie, lub też złych nawyków pracowników.
Zapasy w środowisku pracy
W przypadku firm produkcyjnych zbytnie zapasy gotowych wyrobów (lub półproduktów, surowców itp.) generują duże koszty operacyjne. Kiedy zapasy leżą na półkach, zbiera się na nich kurz, zajmują miejsce, wymagają dodatkowego zabezpieczenia. Z czasem ich jakość się pogarsza lub mogą zostać zniszczone, zatem nie dostarczają wartości, a przynoszą straty (żywność przeterminowana, odzież niemodna, starzejące się surowce itp.). Firma płaci za miejsce magazynowe a wartość towaru jest zamrożona.
W otoczeniu biurowo-usługowym zapasy przejawiają się np. w nieprzetwarzanych lub gromadzonych, danych, informacjach, ofertach, zapytaniach od klientów. Są często wynikiem nierobienia czegoś na bieżąco, tylko odkładania „na później”.
Negatywne konsekwencje zapasów
Negatywnymi konsekwencjami zapasów są rozrzutność, marnowanie, dodatkowy czas potrzebny na szukanie (rzeczy w biurku, maili, plików itp.), tracenie czasu na podjęcie decyzji, co z nimi zrobić lub „odgruzowywanie” tego, co się nagromadziło.
Nieprzetworzone na czas zapytania od klientów generują ich niezadowolenie, „pożary” i utratę kontroli nad płynnością pracy. Podnoszą też poziom stresu pracowników, co powoduje spadek ich wydajności i motywacji.
A może u Ciebie jest wręcz przeciwnie? Może sam „na zapas” zakładasz na kolejne dni wydarzenia w CRM (to taki System do Zarządzania Relacjami i Kontaktami z Klientami), których potem nie jesteś w stanie na bieżąco przeprocesować? Albo planujesz za dużo zadań na daną jednostkę czasu i przez to się nie wyrabiasz?
Zgromadzone stosy dokumentów na biurkach wymagają dodatkowego czasu by je posegregować, poukładać lub sprzątnąć.
Przepełnione skrzynki mailowe, twarde dyski, lub komputery generują koszty zakupu dodatkowej pamięci dyskowej oraz konieczności ich defragmentacji lub częstszego archiwizowania. Naczynia lub filiżanki upychane pod biurkami regularnie zasychają, lub tworzą niebezpieczne sterty, które mogą się przewrócić w najmniej oczekiwanym momencie. Niestety „odgruzowywanie” takich stosów i próba usunięcia zaschniętych osadów trwa o wiele dłużej i jest bardzie pracochłonna, niż mycie ich na bieżąco.
Jeśli Waszym głównym nawykiem jest odkładanie „na później” trudnych spraw do zrobienia to uważajcie, bo dużo na tym tracicie.
A co w Twojej pracy jest największym marnotrawstwem w kontekście zapasów? Podzielisz się tym w komentarzu?[FM_form id=”5″]
