Nadmierne przetwarzanie – marnotrawstwa w biurze cz.6

Praca biurowa niejednokrotnie składa się z mnóstwa mikroczynności, które wykonujemy bezrefleksyjnie tylko dlatego, że „tak było zawsze” lub ktoś nas tak nauczył. To, że coś kiedyś było potrzebne i wymagane nie zawsze oznacza, że obecnie należy to kontynuować. Warto co jakiś czas sprawdzać, czy nie dodajemy sobie pracy popełniając marnotrawstwa nadmiernego przetwarzania oraz zbędnych czynności.

Czytajcie dalej, jeśli jesteście ciekawi, po czym poznać, które czynności można spokojnie eliminować oraz jak nadmierne przetwarzanie objawia się na co dzień w pracy biurowej.

Kiedy nasze czynności są zbędne?

Zbędne czynności, to przede wszystkim podejmowanie niepotrzebnych kroków i nadmierna liczba wykonywanych zadań, niedodających wartości a angażujących ludzi i wszelkie inne zasoby w pracy.

To również ponawianie czynności, które były już wykonane wcześniej – przez nas lub inne osoby.

Z reguły powoduje, że dany proces niepotrzebnie się wydłuża a czynności się bez powodu powtarzają.

W pracy umysłowo-biurowej może przejawiać się m.in. w:

• kilkakrotnym sprawdzanie tych samych maili bez „procesowania” ich,
• poprawianie wcześniej wykonanej pracy,
• wypełnianiu rubryk w formularzach, które nikomu nie służą – ich uzupełnianie lub późniejsze procesowanie zajmuje czas, a zebrane dane nie są nikomu potrzebne,
• stosowaniu się do procedur, które nie przynoszą żadnej wartości dodanej, np. używanie pieczątek – (czy to dodaje wartości dokumentom?),
• używanie dokumentów, które musza być zatwierdzane przez kilka osób – część z nich zapewne nawet ich nie czyta ale z racji swojego stanowiska powinna je zatwierdzać lub co najmniej się z nimi zapoznać.
• wykonywanie dodatkowych kopii dokumentów, plików i praca na ich różnych wersjach. (nie mylić z wykonywaniem kopii zapasowych czyli tzw. backupu na wypadek utraty danych),
• ponowne wprowadzanie tych samych danych oraz trzymanie ich w kilku rejestrach na raz (np. kalendarz online i papierowy, dokumentacja papierowa oraz system elektroniczny itp.)
• „upiększanie” raportów, zbędne formatowanie itp.

Żaden z powyższych przykładów nie przyczynia się do „posuwania pracy do przodu”, choć na pewno powoduje wrażenie ciągłej zajętości osób, które je wykonują. O ile nie jest to zamierzony zabieg, (tak się dziś przecież napracowałem 🙂 ), to niestety ale jedynym efektem nadmiernego przetwarzanie będzie poczucie przeciążenia przy jednoczesnym wrażeniu bezsensowności własnej pracy.

Jak sobie radzić z nadmiernym przetwarzaniem?

Najprościej byłoby zadawać sobie pytanie, czy aktualnie wykonywana przeze mnie czynność ma jeszcze swoje „uzasadnienie biznesowe”, czyli czy na jej rezultat ktoś czeka, lub czy będzie on do czegokolwiek wykorzystany. Nawet jeśli w przeszłości tak było, (np. w moim dziale zbierano dane określonego typu), to warto sprawdzić, czy to jeszcze jest aktualne.

W praktyce, dobrze jest np. weryfikować wszelkiego rodzaju formularze pod kątem niepotrzebnych rubryk. Warto co jakiś czas przyglądać się różnym procedurom, (oraz własnym nawykom!). Ich weryfikacja i aktualizacja może pomóc w ograniczeniu zbędnych operacji. Może okazać się, że prostsze metody są równie lub nawet bardziej skuteczne od obecnie stosowanych.

Wielozadaniowość jako przykład nadmiernego przetwarzania

Jednym z najczęściej chyba występującym przejawem nadmiernego przetwarzania jest wielozadaniowość w pracy. W kontekście efektywnej pracy powoduje ono tzw. „efekt piły”, który obrazuje poniższy diagram.

[diagram]

To zjawisko występuje, kiedy często przerywamy pracę z różnych przyczyn. Aby osiągnąć wysoką wydajność i skupienie nad zadaniem, potrzebujemy trochę czasu, (obrazuje to wznosząca się krzywa). Kiedy coś nam przerywa, nasze skupienie spada do zera, (pionowa kreska w dół). Aby ponownie osiągnąć skupienie, znów potrzebujemy czasu. Jeśli za chwilę znów coś nam przerwie, sytuacja się powtarza, a wykres przypomina zęby piły.

Masz otwartego facebooka, gdy pracujesz? Robisz raport i surfujesz po internecie? Rozmawiasz przez telefon i jednocześnie czytasz maila?

Przyznam, że „efekt piły” był i trochę jeszcze jest moją wadą główną. Choć próbowałem wyeliminować przeszkadzacze na różne sposoby już wcześniej, to dopiero praca nad własnym blogiem, przy którym każdy dzień był „wyrwany” z moich płatnych dni urlopowych nauczył mnie podchodzenia na poważnie do czasu i szanowania własnego zaangażowania…

Multitasking to mit. Jako ludzie nie jesteśmy stworzeni do wielozadaniowości, choć często chcemy w to wierzyć. Jeśli udaje Ci się mimo wszystko robić wiele rzeczy na raz, to jeszcze nie znaczy, że ty jesteś tym wyjątkiem. Może jeszcze nie masz „wiele na głowie”, może jesteś wypoczęty i wyspany na tyle, że pamięć RAM Twojego mózgu jest w stanie szybko przełączać się między jednym zadaniem, a drugim. Nie jesteś ciekaw, czy nie zrobiłbyś wszystkiego szybciej, gdybyś koncentrował się tylko na jednej rzeczy i robił zadania po kolei? Ja znam odpowiedź na to pytanie 🙂

Przez ciągłe przerwy jesteśmy w stanie stracić podobno nawet 28% czasu! To prawie 2,5 godziny w 8-godzinnym systemie pracy! Wyobraźmy sobie, że pracujemy w systemie zadaniowym i możemy wyjść wcześniej do domu, jeśli się wyrobimy się z tematami na dany dzień. Kto chciałby wyjść np. o 13.30, zamiast o 16.00, (jeśli zaczynamy pracę o 8.00)?

Nawet jeśli w obecnej pracy to niemożliwe, to na pewno korzyścią z eliminacji nadmiernego przetwarzania będzie oszczędność czasu, mniejsze zmęczenie na koniec dnia i poczucie, że nasza praca jest wartościowa.

Co odrywa nas od pracy?

Najczęściej jesteśmy odrywani od pracy przez:

• telefony (także gdy sami je wykonujemy, aby oderwać się od pracy w celu chwilowego wypoczynku),
• nieprzewidziane i niezapowiedziane wizyty gości, współpracowników lub przełożonych,
• „komunikatywnych” współpracowników, którzy lubią porozmawiać o życiu prywatnym,
• nieprzewidziane awarie sprzętów,
• wezwania na spotkania z przełożonym, niespodziewane zebrania,
• nieplanowane dodatkowe zadania (tzw. „wrzutki”),
• nas samych (np. kiedy wchodzimy do Internetu „na chwilkę”, żeby cos sprawdzić, a spędzamy czas, surfując po różnych stronach lub gdy nie dbamy o higienę pracy i zbyt długo pracujemy bez przerwy),
• złą organizację pracy i nieumiejętność planowania powodujące, że zamiast pracować, stajesz się strażakiem w miejscu pracy (bo jedne „pożary” gonią drugie) itp.

A Ciebie co rozprasza w pracy?[FM_form id=”5″]