Co to jest marnotrawstwo (i po co mi ta wiedza)?
Dlaczego dobrze jest wiedzieć, co to jest marnotrawstwo? Jaki ma związek z efektywną pracą? Jak wpływa na osiągane wyniki i skąd wiedzieć, kiedy coś jest marnotrawstwem, a kiedy nie? O tym dowiesz się z tego artykułu. Przy okazji możesz policzyć dokładnie, ile kosztują Cię Twoje marnotrawstwa.
Spis treści
Czym jest marnotrawstwo?
Zanim pokażę Ci najczęstsze przykłady marnotrawstw w pracy biurowej, pozwól, że najpierw wyjaśnię sam termin.
Pojęcie marnotrawstwa zapożyczam z japońskiej filozofii ciągłego doskonalenia – Kaizen. Tam tego określenia (z japońskiego „muda”, czyli dosłownie „bezużyteczny, daremny, zbędny”) używa się dla opisania każdej czynności, która zużywa zasoby, lecz nie dodaje wartości dla zewnętrznego lub wewnętrznego klienta.
Spokojnie, za chwilę wyjaśnię te pojęcia po kolei.
Ta wartość dodana, to wzrost wartości danego dobra lub usługi w wyniku procesu wytwórczego lub twórczego. Definicja trochę abstrakcyjna, więc wytłumaczę Ci w praktyce.
Lubisz lody? (Jeśli nie, to w to miejsce możesz wstawić dowolną rzecz). Kiedy idziesz do sklepu lub lodziarni pewnie zależy ci na konkretnym smaku i wyglądzie lub konkretnej marce. A może masz inne powody, dla których kupujesz właśnie te lody w tym miejscu. Każdy z nich jest dla ciebie, jako klienta, wartością wtedy, kiedy to ten powód, a nie inny sprawia, że chcesz tego loda mieć, i jesteś gotowy za niego zapłacić. Czy to ten jedyny w swoim rodzaju smak? A może kombinacja kilku czynników jak np. dogodna lokalizacja, cena itp.?
W zrozumieniu marnotrawstw chodzi właśnie o to, żeby wiedzieć, co w danym procesie jest czynnością, która przyczynia się do wytworzenia takiej wartości, na jakiej zależy klientowi. Ale równie ważne jest mieć świadomość, co nie jest wartością dla klienta, żeby nie wykonywać czynności, które tej wartości nie dodają, (a jednocześnie podnoszą koszty wytworzenia produktu lub usługi i wydłużają czas realizacji).
Kiedy coś jest marnotrawstwem, a kiedy nie?
Wróćmy do przykładu lodów. Wyobraź sobie scenę, że sprzedawca za każdym razem pakuje je w finezyjne opakowanie: podwójną folię termiczną oraz wygodne nosidełko. Powoduje to wzrost ceny jednostkowej i wydłuża się czas realizacji każdego zamówienia. A za Tobą jest kolejka chętnych, którzy się bardzo niecierpliwią…
Jeśli ty chcesz zjeść lody na miejscu, pakowanie ich do specjalnego pudełka nie będzie miało dla ciebie wartości. Może nawet zniechęci cię do kupowania lodów w tym miejscu. W tej sytuacji te dodatkowe czynności sprzedawcy są marnotrawstwem, gdyż ich efekt nie ma dla ciebie żadnej wartości, a już na pewno nie chcesz za nie dodatkowo płacić lub dłużej czekać.
Gdyby jednak zależało Ci na tym, aby dowieźć te lody do domu (np. dla dzieci), a jest środek gorącego lata i wiesz, że zwyczajnie nie doniesiesz ich w ręce, dodatkowe opakowanie termiczne z wygodnym nosidełkiem będzie jak znalazł. W tej sytuacji nie będzie ci przeszkadzało dopłacenie do zamówienia i będziesz w stanie poczekać tę minutę dłużej. A jeśli dodatkowo w twojej okolicy tylko w tym miejscu oferują Ci taką możliwość, to jest duża szansa, że staniesz się lojalnym klientem.
Jak już pewnie zauważyłeś, ta sama czynność raz jest marnotrawstwem, a innym razem nie. Skąd masz wiedzieć czy to, co robisz, przynosi wartość dodaną czy nie? Przede wszystkim musisz zapytać… twojego klienta!
Kto jest Twoim klientem?
„No ale ja nie mam styczności z klientami” – możesz tak pomyśleć. Czy masz tego świadomość, czy nie, codziennie się z nimi stykasz. To oczywiście nie muszą być klienci zewnętrzni, (czyli tacy, którym ty lub twoja firma świadczy usługi lub zapewnia produkty). Przede wszystkim to są tzw. „klienci wewnętrzni”, czyli inni pracownicy firmy, koledzy, przełożeni, twoi dostawcy, albo podwykonawcy.
Jeśli np. twój szef prosi cię o zrobienie raportu, to jest on twoim klientem, który zleca ci wykonanie konkretnej usługi, której wynikiem końcowym jest raport, czyż nie? Czy przygotowując go, pytasz szefa, na jakim rodzaju informacji mu zależy, czy zakładasz coś z góry? A może co tydzień robisz raport niepytany, bo „od zawsze tak było”?
Po co mi ta wiedza?
Klienci, wartość dodana, marnotrawstwa – jaki to ma związek z Twoją codzienną pracą?? Ano ma, i to duży.
W każdej pracy jest tak, że im więcej w niej marnotrawstwa, tym pracuje się ciężej/dłużej/wolniej, i tym mniej jest dodawania wartości, czyli de facto wykonywania sensownej pracy.
Niby oczywiste, co nie? A jednak czemu miałoby to kogo obchodzić?
Otóż uwaga, właśnie dochodzę do sedna tego, po co w ogóle piszę tyle o tych marnotrawstwach.
Im bardziej twoja pensja zależy od wyników twojej pracy tym bardziej kwestia marnotrawstw powinna cię obchodzić.
Wróćmy do raportu dla szefa. Nie raz byłem świadkiem, gdy ktoś napracował się nad przygotowaniem serii danych z różnych źródeł. Poświęcił kilka godzin na zebranie i uszeregowanie informacji oraz wyedytowanie super wypasionej tabelki po to tylko, by przypadkiem odkryć, że szef potrzebował tylko jednego typu informacji, nie zależało mu na bajecznym formatowaniu, albo wręcz od pewnego czasu przesyłane raporty przestały być potrzebne (bo np. zmieniły się wytyczne zarządu). A to znaczy, że gdyby pracownik zapytał się najpierw szefa, na czym mu zależy, mógłby poświęcić na tę pracę kilkakrotnie mniej czasu.
Może szef mógłby ten raport dostać wcześniej, (jeśli na tym rzeczywiście mu zależało)?
I teraz pytanie retoryczne – jeśli szef ma do wyboru współpracować z kimś, kto dostarcza mu tę wartość częściej, lepiej lub szybciej, lub z kimś, kto wykonuję swoją pracę bezrefleksyjnie, to kogo wybierze?
A zatem cokolwiek robimy, powinniśmy robić to z myślą o naszym kliencie i tym, co będzie dla niego wartością. A najprostszą metodą, by dowiedzieć się, co jest tą wartością, jest zwyczajnie się zapytać!
W końcu to przecież od jego zadowolenia zależy nie tylko istnienie firmy (to w przypadku klientów zewnętrznych), ale też często nasze losy zawodowe, rozwój kariery, czy nawet poziom zarobków.
Tak na marginesie, czy wiesz, że statystycznie w procesach biurowych i administracyjnych często zdecydowana mniejszość czynności to te, które dodają wartość, a reszta to marnotrawstwa? Nie przeraża Cię to, że prawdopodobnie duża część twojej (i mojej) pracy jest niepotrzebna lub niewłaściwa? Bo mnie tak 🙂
Są co prawda ciągle jeszcze takie miejsca pracy, gdzie „czy się stoi, czy się leży, dwa tysiące się należy”, (choć chyba jest ich już coraz mniej, niż kilkanaście lat temu, prawda?). Gdzieś nawet widziałem podkoszulki obrazujące sytuację z napisem: „Ja udaję, że pracuję, oni udają, że mi płacą”. Ciekawe tylko dlaczego, nie są to miejsca, o którym marzymy po nocach, by móc w nich pracować. 🙂
Nie chcę w tym miejscu nikogo urazić, jedynie skłonić do myślenia. Przyzwyczajanie się do marnotrawstw grozi poważnymi skutkami negatywnymi w dłuższej perspektywie, (więcej piszę o tym tutaj)
Wiedza nie szczepi
A wracając do marnotrawstw, opisuję je posługując się bardzo powszechną klasyfikacją Toyoty. Dlaczego akurat odwołuję się do historii firmy tak odległej od Polski? Nie tylko dlatego, że to właśnie japońskim firmom udało się w szybkim czasie podnieść ze zgliszcz II Wojny Światowej – przecież innym też się udało. Tym, co warto podkreślić jest fakt, że japońskie firmy w dość krótkim czasie zaczęły z powodzeniem konkurować z amerykańskimi przedsiębiorstwami na ich rodzimym rynku, niejednokrotnie wygrywając nie tylko ceną, ale też jakością i poziomem usług.
Tak na marginesie, ironią losu jest to, że wypracowany model działania japońskich firm bazował na wiedzy i know-how, jaką zapewnili im właśnie Amerykanie w ramach rekompensaty za zniszczenia wojenne. Dziś w biznesie świat zachodni podnieca się filozofią szczupłego zarządzania Lean i kulturą ciągłego doskonalenia Kaizen, ale ciekawy jestem, czy tacy Amerykanie nie plują sobie w brodę, że mieli tę wiedzę już wcześniej u siebie i nie potrafili zrobić z niej użytku…
To tylko pokazuje, że „wiedza nie szczepi” oraz, że nie ma cudownych metod by odnieść sukces. Potrzebna jest konsekwencja, praca i odpowiednie nastawienie.
Jakiego rodzaju marnotrawstwa „odkryli” Japończycy w swoich firmach? Zapraszam do kolejnych wpisów z cyklu marnotrawstw, które już wkrótce ukażą się na blogu.
Nie chcesz czekać? Już teraz zapisz się na newsletter i pobierz ebooka, w którym opisuję je wszystkie.[FM_form id=”5″]
