Oczekiwanie – marnotrawstwa w biurze cz.2

Oczekiwanie to kolejne marnotrawstwo w klasyfikacji Toyoty, które obniża efektywność naszej pracy. W jaki sposób objawia się w pracy biurowej i wpływa na naszą pracę? 

Czekanie – wczoraj i dziś

Czy ktoś jeszcze pamięta czasy internetu, gdy trzeba było wdzwaniać się przez modem? Na samo połączenie czekało się nawet kilkanaście minut, a otwieranie stron trwało wieki. A przecież dziś tak „długie” oczekiwanie jest już nie do pomyślenia.

Jak ty reagujesz, gdy ładowanie strony www trwa choćby kilkanaście sekund dłużej niż zwykle? Zauważ też, jakie reakcje budzą się wśród osób stojących w kolejkach w supermarkecie lub urzędzie, kiedy w grę wchodzą raptem minuty. Ba, spotkałem się nawet z nową jednostką czasu – tzw. „klakso-sekundą” – określa ona czas od momentu zapalenia się zielonego światła na skrzyżowaniu do pierwszego klaksonu samochodu stojącego za „maruderem”, który jeszcze nie ruszył.

Skoro nikt z nas nie lubi czekać, jak to wygląda w Twojej pracy? Czy pomyślałeś kiedyś, jak poniższe przykłady mogą wpływać na twoich klientów (wewnętrznych lub zewnętrznych) lub na twoją efektywność? Czy usprawnienia w tym obszarze mogłyby Ci przynieść realne korzyści?

Oczekiwanie jest tzw. „wąskim gardłem” w każdym procesie, (nie tylko produkcyjnym). Jego efektami są np.: problem z płynnością procesu lub czynności, wydłużenie czasu trwania, niedotrzymywanie terminów i opóźnienia itp. Występuje ono wtedy, gdy chcemy coś zrobić, lecz nie możemy, bo jesteśmy przyhamowani przez niezależne od nas czynniki.

A jak to z reguły wygląda w biurze lub w otoczeniu administracyjnym?

Ktoś czeka na kogoś

Nie możesz działać, bo musisz poczekać na decyzję, instrukcję, podpis lub aprobatę szefa? Wszystkie decyzje muszą przejść przez pięć departamentów? Albo jest okres urlopowy i wiesz, że robota stoi przez kolejne dwa tygodnie, bo czekasz aż osoba decyzyjna wróci z wakacji? A może ty sam powodujesz, że inni czekają na twoje decyzje w ten sposób?

Jesteś na spotkaniu, które non stop ktoś przerywa telefonem do ciebie albo twojego rozmówcy, i musisz czekać, aż ktoś skończy? Albo co rusz ktoś wpada do gabinetu na krótkie pytanie, lub po prostu zapomniałeś zarezerwować salkę konferencyjną, w której jesteś i uczestnicy spotkania czekają, aż wyjaśnisz sprawę?

A może sam czekasz na siebie, bo jesteś nieprzygotowany i szukasz dokumentów na komputerze w miarę rozwoju dyskusji? Marnujesz czas swój i pozostałych osób?

Ktoś czeka na coś

Chcesz pracować, ale twój komputer lub systemy informatyczne się zawieszają? Brak prądu? Awaria internetu? Drukarka się zacina a skaner bardzo wolno rozgrzewa? A może przesyłasz „ciężkie” dokumenty mailem i co rusz skrzynka się zawiesza lub maile „nie przechodzą”?

Coś czeka na kogoś

Skaner mógłby pracować non stop ale za każdym razem „czeka na ciebie”, aż wyjmiesz kolejny dokument z koszulki w segregatorze? Twoja poczta posiada funkcję wysyłki maili do grup z predefiniowanych list adresatów, ale Ty jednak wolisz za każdym razem wpisywać je odręcznie? Również Twoja przeglądarka  umożliwia Ci zapisywanie najczęściej odwiedzanych stron, jako ulubione, jednak z uporem maniaka wpisujesz te adresy „z palca”?

Jak widzisz, to marnotrawstwo ma wiele oblicz, jednak zawsze wiąże się z jakimś niezaplanowanym oczekiwaniem. Nawet jeśli to tylko mikromomenty, to jednak z takich „okruszków” składa się większość naszej pracy. Pytanie tylko, czy je zauważamy?

Oczekiwanie – czy łatwe do wykrycia?

Wydaje się, że oczekiwanie to najłatwiejsze do zauważenia marnotrawstwo, szczególnie w otoczeniu produkcyjnym, (skąd przecież wywodzi się cała klasyfikacja marnotrawstw). Pojawia się wtedy, gdy ręce pracownika są bezczynne. A z reguły zarządzającym zależy na tym, aby pracownik nie stał bezczynnie. Często bezruch jest sygnałem dla nich do podniesienia „normy”. Jednak pamiętajmy, iż oczekiwanie nie zawsze musi być oznaką lenistwa, ale może być przejawem nierozwiązanych problemów w firmie lub na naszym stanowisku.

Niestety w otoczeniu biurowym nie zawsze da się je łatwo zauważyć, gdyż większość procesów dzieje się na komputerach lub w głowach pracowników. I nawet jeśli wyglądają oni na „zapracowanych”, bo ciągle patrzą w monitor i nie mają kiedy zrobić sobie przerwy, to jeszcze nie oznacza, że panuje tam niski poziom marnotrawstw.

„Niewyrabianie się” pracowników może być przejawem np. nierównomiernego rozłożenia pracy, niepełnej wiedzy, brakujących narzędzi, braku standardów dla niektórych czynności lub nieoptymalnie ich wykonywanie.

A Ty, na co najczęściej czekasz w pracy? Podzielisz się swoimi przykładami w komentarzu poniżej? [FM_form id=”5″]